Notes

Ohjeita onnistuneen ryhmämatkan järjestämiseen

Takaa laivamatkasi onnistuminen - tutustu ryhmä- ja kokousmatkojen tietopakettiin. Koululais- ja nuorisoryhmille löytyy lisäksi tarkemmat ohjeet. Tervetuloa laivaan!

Ennen matkavarausta

  • valitse reitti- ja lähtöpäivävaihtoehdot
  • kartoita henkilö- ja hyttimäärä sekä toivottu hyttiluokka
  • valitse ruokailut (Buffet vai à la carte, 1. vai 2. kattaus) - Ruoka ja juoma »
  • mieti mahdollisen kokouksen aikataulua
  • tutustu tarvittaessa hotelleihin ja muihin maapalveluihin
  • ohjelmaa ryhmille »

Matkaa varatessa

  • ilmoita varauksen yhteyshenkilö (vain nimetty yhteyshenkilö voi tehdä muutoksia varaukseen)
  • kirjoita muistiin myyjältä saamasi varausnumero sekä sovitut vahvistuspäivämäärät
  • saatuasi varausvahvistuksen, tarkista että se on tilauksesi mukainen

Lopullinen lähtijämäärä

Tulee ilmoittaa toimistoomme viimeistään sovittuun vahvistuspäivämäärään mennessä. Tutustu tarkemmin peruutusehtoihin varausvahvistuksesta.

Muutokset

Ohjelma-, henkilö- tai hyttimäärämuutokset tulee ilmoittaa erikseen ryhmäosastollemme puhelimitse tai sähköpostilla.

Matkustajaluettelo

Nimilista hyttijakoineen lakisääteistä matkustajarekisteröintiä varten on toimitettava ryhmäosastollemme kolme viikkoa ennen matkaa. Pyydämme, että ilmoitatte nimilistassa seuraavat tiedot:

  • matkan varausnumeron sekä lähtöpäivän
  • kaikkien matkustajien tiedot (nimi, syntymäaika, sukupuoli ja kansalaisuus)
  • hyttijako ja mahdollinen huonejako hotelliyöpymiselle
  • matkanjohtajan nimen sekä matkapuhelinnumeron

Täyttöohjeet, matkustajaluettelo ja hyttijakolista (PDF) löytyvät oikealta ja saat ne myös tarvittaessa Viking Linen ryhmäosastolta.

Matkan maksutapa

Sovi maksutavasta etukäteen ryhmäosastomme kanssa. Mikäli lasku lähetetään yritykselle, ilmoita yrityksen y-tunnus ja laskutusosoite. Mikäli ryhmävaraus jaetaan useammalle laskulle, peritään laskutuslisä.

Ruokailut

Voit valita ryhmällesi sopivat ruokailut monipuolisesta valikoimastamme. Menut, ruokajuomat ja erikoisruokavaliot tulee ilmoittaa viimeistään kolme viikkoa ennen matkaa. Hovimestari tekee ryhmille pöytävaraukset etukäteen.

Kokous

Kokoustilat, -välineistö, istumajärjestys, tarjoilu kokouksen aikana sekä matkaohjelma on ilmoitettava viimeistään kolme viikkoa ennen matkaa. Varausvahvistuksessa olevat kokoustilan käyttöajat ovat maksimikäyttöaikoja. Kokousemäntä/-isäntä toimii yhteyshenkilönä matkan aikana.

Luennoijat ja kokousvierailijat

Mikäli ryhmään kuuluu henkilöitä, jotka osallistuvat kokoukseen, mutta poistuvat laivasta ennen sen lähtöä, tulee heille anoa erikseen kulkulupa laivalle. Otattehan kulkulupaa varten yhteyttä Viking Linen ryhmäosastoon viimeistään 1 viikko ennen matkaa. 


Lähtöpäivänä


Hotelli

Kansainvälisen tavan mukaan hotellivuorokausi alkaa klo 14.00/15.00 ja loppuu klo 12.00. Nimilista huonejakoineen on toimitettava viimeistään kolme viikkoa ennen matkaa.

Kiertoajelut

Kiertoajelut ja linja-autokuljetukset varataan viimeistään kaksi viikkoa ennen matkaa.


Ryhmäetu

Myönnämme ylimääräisen ryhmäedun, jos ryhmäsi koko on 20 henkilöä tai enemmän.

Tilaa Viking Linen uutiskirje

Noin kerran kuussa ilmestyvästä uutiskirjeestä saat ajankohtaista tietoa kokous- ja ryhmämatkoistamme.
Tilaa Postia Punaisilta laivoilta