Takaa laivamatkasi onnistuminen - tutustu ryhmä- ja kokousmatkojen tietopakettiin. Koululais- ja nuorisoryhmille löytyy lisäksi tarkemmat ohjeet. Tervetuloa laivaan!

Lataa tästä ohjeita matkanjohtajalle (PDF) »

1. Ruokailut
Ruokailuajankohdat pöytävarauksineen sekä menut sovitaan viimeistään kaksi viikkoa ennen matkaa. Hovimestari näyttää varatut pöydät.

2. Kokous
Kokoustilat, -välineistö, istumajärjestys, tarjoilu kokouksen aikana sekä kokousaikataulu on ilmoitettava viimeistään kaksi viikkoa ennen matkaa. Varausvahvistuksessa olevat kokoustilan käyttöajat ovat maksimikäyttöaikoja. Kokousemäntä/-isäntä toimii yhteyshenkilönä matkan aikana. 
Huom! Kokoustilojen vahvistus: Auditoriovaraus on vahvistettava viimeistään kaksi kuukautta (2 kk) ennen lähtöä, muut kokoustilat viimeistään kuukautta (1 kk) ennen lähtöä. Kokoustilamaksut veloitetaan aina ennakkoon (voucher). Tarjoilut veloitetaan joko ennakkoon tai VL-luottokortilla.

3. Hotelli
Kansainvälisen tavan mukaan hotellivuorokausi alkaa klo 14.00/15.00 ja loppuu klo 12.00. Nimilista huonejakoineen viimeistään kaksi viikkoa ennen matkaa.

4. Kiertoajelut
Kiertoajelut ja linja-autokuljetukset varataan viimeistään kaksi viikkoa ennen matkaa.

5. Lopullinen lähtijämäärä
Tulee ilmoittaa toimistoomme viimeistään 1 kuukausi ennen matkan alkua. Tutustu tarkemmin peruutusehtoihin.

6. Lähtöselvitys
Matkalippu vaihdetaan lähtöpäivänä sataman ryhmäselvityksessä matka- ja avainkortteihin, joista ilmenevät hyttinumerot. Jokaisella matkaan osallistujalla tulee olla matka- ja avainkortti laivaan noustaessa. Matkanjohtajan tulee olla ryhmälähtöselvityksessä viimeistään tuntia ennen laivan lähtöä. Hyttinumerot tulee satamassa merkitä matkustajaluetteloon kunkin hyttikunnan kohdalle ja toimittaa hyttinumeroitu matkustajaluettelo laivan vahtimiehelle laivallenousun yhteydessä.

Mikäli ryhmän koko pienenee, saa matkanjohtaja satamaterminaalissa kuitin ryhmän koon muutoksesta, jota vastaan voidaan anoa takaisinmaksua 14 päivän kuluessa peruutussäännöt huomioiden. Jos osanottajamäärä on noussut, suoritetaan maksu lisämatkustajista käteisellä lähtösatamassa.

7. Koululais- ja nuorisoryhmät
Katso tarkemmat ohjeet »

8. Nimilista
Nimilista hyttijakoineen ja matkustajarekisteröintiä varten tarvittavat tiedot (nimi, syntymäaika, kansallisuus) on toimitettava ryhmäosastollemme kaksi viikkoa ennen matkaa. Nimilistapohjan löydät matkanjohtajaohjeista, sivulta 2 (PDF) »

9. Luennoijat
Mikäli ryhmään kuuluu luennoijia tai muita henkilöitä jotka poistuvat laivasta ennen sen lähtöä, tulee heille anoa erikseen kulkulupa laivalle. Otattehan kulkulupaa varten yhteyttä Viking Linen ryhmäosastoon.

10. Laskutus
Mikäli ryhmävaraus jaetaan usemmalle laskulle, peritään laskutuslisä.

Ryhmäalennukset

Ryhmäetu: myönnämme ylimääräisen ryhmäedun, jos ryhmäsi koko on 20 henkilöä tai enemmän.

Reittimatkoilla myönnetään alennus 10 maksavan henkilön ryhmille henkilölippuhinnasta (jos lippu on lunastettu etukäteen).