Tietosuojaa ja markkinointia koskeva käytäntö

1. Yleistä

1.1 Tämä tietosuojaa ja markkinointia koskeva käytäntö (”Tietosuojakäytäntö”) kuvailee, miten Viking Line Abp, Y-tunnus 0144983-8, Mastokatu 1, PL 199, 00161 HELSINKI, Finland, sähköposti: vikingclubsuomi@vikingline.com, (”Viking Line”) kerää, käyttää, luovuttaa ja tallentaa henkilötietojasi.

1.2 Tietosuojakäytäntöä sovelletaan silloin, kun Viking Line tarjoaa palveluja ja tuotteita varausten ja matkojen yhteydessä. Tietosuojakäytäntöä sovelletaan myös henkilötietojen käsittelyyn Viking Linen Viking Line Club Suomi -kanta-asiakasohjelman (”Viking Line Club”) ja Ville Viking Clubin puitteissa.

1.3 Voit tuntea olosi aina turvalliseksi luovuttaessasi meille henkilötietojasi. Tällä tietosuojakäytännöllä haluamme osoittaa, miten varmistamme henkilötietojesi käsittelyn voimassa olevan henkilötietolain mukaan.

1.4 Voidaksesi liittyä Viking Line Clubiin sinun on oltava 18 vuotta täyttänyt ja/tai muuten oikeutettu solmimaan sopimuksen ja hyväksymään tämän tietosuojakäytännön sitovuuden. Viking Line Clubiin voivat liittyä myös 12–17-vuotiaat lapset sillä edellytyksellä, että he ovat liittyneet jäseneksi ennen 16.2.2017. Ville Viking Clubiin voivat liittyä kaikki alle 12-vuotiaat lapset, jotka asuvat Suomessa, joilla on vanhemman tai huoltajan allekirjoitus ja jotka hyväksyvät tämän tietosuojakäytännön.

2. Henkilötietovastaava 

Viking Line vastaa Viking Linen tavasta käsitellä henkilötietojasi, ja lisäksi se vastaa siitä, että käsittely tapahtuu sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Viking Line vastaa myös henkilötietojen käsittelystä Viking Line Clubin ja Ville Viking Clubin puitteissa.

3. Milloin keräämme henkilötietoja?

3.1 Viking Line kerää ja käsittelee sinua koskevia henkilötietoja, kun teet varauksen tai ostoksen Viking Linen Internet-sivuilla, Viking Linen sovelluksessa tai ottamalla muulla tavalla yhteyttä Viking Lineen. Sinusta varausten ja ostojen yhteydessä kerättäviä tietoja tarvitaan, jotta voit solmia sopimuksen Viking Linen kanssa ja jotta Viking Line voi tarjota sinulle palveluja ja tarjouksia.

3.2 Jos olet Viking Line Clubin jäsen, Viking Line kerää sinua koskevia henkilötietoja jäsenhakemuksen yhteydessä. Viking Line kerää sinua koskevia tietoja myös jäsenyytesi aikana ja käsittelee tietoja, joita Viking Linen saataville kulloinkin tarjotaan jäsentilisi kautta. Jäsenenä voit milloin tahansa päivittää tietojasi ”Omien sivujesi” kautta. Osoitetietosi päivittyvät myös kolmannen osapuolen tarjoaman osoitepäivityspalvelun kautta.

4. Mitä tietojasi käsittelemme? 

4.1 Viking Linen asiakkaat

Viking Line kerää ja käsittelee sinusta varauksia ja ostoksia tekevänä asiakkaana pääasiassa seuraavia henkilötietoja:

  • Nimi, syntymävuosi ja sukupuoli
  • Osoite, maa ja kansallisuus
  • Puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • Maksutiedot
  • Asiakasnumero
  • Tiedot varauksista ja matkoista
  • IP-osoite ja muut tiedot, jotka koskevat Viking Linen Internet-sivujen tai sovelluksen käyttöä
  • Muut tiedot, joita voit itse ilmoittaa varauksen yhteydessä, kuten auton rekisterinumero ja tietoja toimintarajoitteista.

4.2 Viking Line Clubin jäsenet

Viking Line kerää ja käsittelee sinusta Viking Line Clubin jäsenenä pääasiassa seuraavia henkilötietoja:

  • Nimi, henkilötunnus ja sukupuoli
  • Osoite, maa, kansallisuus ja kieli
  • Puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • Maksutiedot
  • Jäsennumero ja Viking Line Club -kortin numero
  • Tiedot siitä, minkälaisista risteilyistä olet kiinnostunut sekä toivomistasi tarjouksista (vapaaehtoinen)
  • Tiedot ostoistasi tuotetasolla
  • Tiedot aiemmista ja varatuista matkoista
  • Tiedot jäsenyydestäsi, kuten jäsentasosi ja bonuspisteiden (”Veneiden”) määrä
  • Viking Line ei kerää tietoja Viking Line Clubin 12–17-vuotiaiden jäsenten ostoista tuotetasolla.

4.3 Ville Viking Clubin jäsenet

Viking Line kerää ja käsittelee sinusta Ville Viking Clubin jäsenenä pääasiassa seuraavia henkilötietoja:

  • Nimi, syntymäaika ja sukupuoli
  • Osoite
  • Sukupuoli
  • Vanhemman/huoltajan yhteystiedot.

5. Miksi käsittelemme sinua koskevia tietoja? 

5.1 Viking Linen asiakkaat

Viking Line käsittelee henkilötietojasi eri syistä. Pääasiassa Viking Line käsittelee sinua koskevia tietoja seuraavista syistä:

  • asiakkaisiin kohdistuvien velvoitteiden, kuten matkavarausten ja laskutuksen, suorittamiseksi
  • tavanomaisen asiakaspalvelun, kuten kysymyksiin vastaamisen ja virheellisten tietojen korjaamisen, mahdollistamiseksi
  • tietojen luovuttamiseksi ja Viking Linen ja valittujen yhteystyökumppanien tuotteita ja palveluja koskevan markkinoinnin kohdistamiseksi postitse, sähköpostitse, tekstiviesteillä tai sovelluksen kautta
  • matkoja koskevien tietojen, kuten liikenteeseen liittyviä poikkeuksia ja myöhästymisiä koskevien tietojen, lähettämiseksi postitse, sovelluksen kautta tai muulla tavalla
  • uutiskirjeiden lähettämiseksi
  • turvallisuusvaatimusten ja muiden säädösten mukaisten vaatimusten täyttämiseksi.

Tietoja voidaan myös käyttää perustana markkina- ja asiakasanalyyseille, markkinointitutkimuksille, tilastotiedoille, liiketoiminnan seurannalle sekä varauksiin ja ostoksiin liittyvän liiketoiminnan ja menetelmien kehittämiselle sekä Viking Linen kanta-asiakasohjelmien jäsenyyksille.

5.2 Viking Line Clubin jäsenet

Edellä mainittujen tarkoitusten lisäksi Viking Line käsittelee Viking Line Clubin jäseniä koskevia henkilötietoja seuraavista syistä:

  • jäsenyyden hallinnoimiseksi, mukaan luettuna bonuspisteiden (niin sanottujen ”Veneiden”) käsittelemiseksi
  • tarjotakseen jäsenille mahdollisuuden käyttää kanta-asiakasohjelman palveluja
  • erikoistarjousten tarjoamiseksi
  • mahdollistaakseen viestinnän jäsenten kanssa postitse, sähköpostitse, tekstiviesteillä tai sovelluksen kautta
  • mahdollistaakseen kohdistetun markkinoinnin postitse, sähköpostitse, tekstiviesteillä tai sovelluksen kautta. Kohdistettua markkinointiviestintää lähetetään kuitenkin vain 16 vuotta täyttäneille henkilöille.

5.3 Ville Viking Clubin jäsenet

Viking Line käsittelee Ville Viking Clubin jäsenten tietoja jäsenyyden hallinnoimiseksi.

Viking Line ei käsittele Ville Viking Clubin jäsenten henkilötietoja kohdistettua markkinointiviestintää tai segmentointia varten. Kaikki viestintä kohdistetaan jäsenen vanhemmalle tai huoltajalle.

6. Henkilötietojen käsittelyn lailliset perusteet 

6.1 Viking Linen oikeus käsitellä henkilötietojasi pohjautuu tiettyihin oikeudellisiin perusteisiin. Ne kuvataan tässä osassa.

6.2 Käsittelemme henkilötietojasi muun muassa noudattaaksemme sopimusta, jonka olet solminut kanssamme asiakkaana tai Viking Line Clubin jäsenenä, suorittaaksemme varauksia ja ostoksia sekä hallinnoidaksemme Viking Line Clubin jäsenyyksiä. Näiden oikeudellisten perusteiden nojalla käsittelemme myös tietoja ostoistasi laskeaksemme niistä sinulle jäsenyytesi perusteella kertyvät bonuspisteet.

6.3 Osa tapaamme käsitellä henkilötietoja perustuu niin sanottuun edunvertailuun. Se koskee esimerkiksi tapaamme lähettää sinulle tarjouksia tuotteistamme ja palveluistamme sekä suorittaa rajoitettua asiakassegmentointia esimerkiksi ostojen kokonaissummien perusteella. Viking Line ei käsittele arkaluonteisia henkilötietoja edunvertailun tarkoituksessa.

6.4 Joissakin tapauksissa Viking Linella voi olla juridinen velvollisuus käsitellä henkilötietojasi. Tämä koskee esimerkiksi henkilötietojen käsittelyä tilanteissa, joissa haluamme lähettää sinulle ennen matkaa tärkeitä tietoja liikenteeseen liittyvistä poikkeuksista ja myöhästymisistä.

6.5 Voit lopettaa jäsenyytesi milloin tahansa ottamalla yhteyttä Viking Line Clubin asiakaspalveluun. Jäsenyyden lopettamisen yhteydessä Viking Line poistaa kaikki henkilötietosi ja muut tiedot, jotka sinuun voidaan liittää, tai muuttaa niitä niin, ettei sinua voida niistä tunnistaa.

7. Kauanko säilytämme sinua koskevia tietoja? 

7.1 Henkilötietojasi säilytetään vain niin kauan, kuin niitä on tarpeen säilyttää niihin tarkoituksiin, joihin tietoja kerätään tämän tietosuojakäytännön mukaisesti. Viking Line säilyttää tiedot pidempään, jos se on tarpeen lakisääteisten vaatimusten noudattamiseksi tai Viking Linen juridisen edun valvomiseksi, jos esimerkiksi meneillään on oikeudenkäynti.

7.2 Viking Line säilyttää asiakkaita koskevia tietoja korkeintaan 24 kuukautta siitä, kun asiakas on tehnyt matkavarauksen tai siitä hetkestä, kun asiakas on viimeksi tehnyt muun varauksen tai ostoksen.

7.3 Viking Line säilyttää Viking Line Clubin jäseniä koskevia tietoja korkeintaan 24 kuukautta siitä, kun jäsen viimeksi teki varauksen, oli yhteydessä Viking Lineen kanta-asiakasohjelman puitteissa tai oli muulla tavalla aktiivinen.

7.4 Viking Linen ei säilytä tunnistettavia tietoja Viking Line Clubin jäsenistä jäsenyyden päättymisen jälkeen. Kun lopetat jäsenyytesi, tietojasi muokataan automaattisesti niin, ettei sinua voida niistä enää tunnistaa.

8. Kenelle luovutamme tietoja? 

8.1 Viking Line voi luovuttaa tietojasi kolmannelle osapuolelle, kuten Viking Linen konserniyhtiöille. Viking Line voi myös luovuttaa tietojasi Viking Linen edustajille, esimerkiksi pakettimatkoja tarjoaville yhteistyökumppaneille sekä kortti- ja viestintäpalveluja tarjoaville toimittajille. Viking Line voi myös luovuttaa tietojasi osoitepäivityspalveluja tarjoaville yrityksille varmistaakseen, että meillä on hallussamme oikeat osoitetietosi.

8.2 Kolmas osapuoli, jolle Viking Line luovuttaa tietoja tai muulla tavalla tarjoaa tietoja asiakkaasta tai jäsenestä, ei saa luovuttaa tietoja muille ilman asiakkaan tai jäsenen hyväksyntää. Vastaanottaja saa käyttää tietoja ainoastaan myydäkseen ja markkinoidakseen Viking Linen ja Viking Linen yhteistyökumppanin palveluja ja tuotteita tai tarkoituksenaan toimittaa palveluja, jotka liittyvät Viking Linen ja sinun asiakkaana tai Viking Line Clubin jäsenenä solmimaan sopimukseen.

8.3 Viking Line voi lisäksi luovuttaa henkilötietoja, mikäli voimassa oleva lainsäädäntö tai viranomaiset niin edellyttävät Viking Linen juridisen edun suojelemiseksi tai petosten ja muiden turvallisuutta koskevien tai teknisten ongelmien paljastamiseksi tai estämiseksi.

8.4 Viking Line voi luovuttaa henkilötietojasi EU:n/ETA:n ulkopuoliseen maahan, jos Viking Linen edustaja tai esimerkiksi pakettimatkoja tarjoava yhteistyökumppani toimii kyseisessä maassa. Jos henkilötietoja luovutetaan EU:n/ETA:n ulkopuoliseen maahan, Viking Line ryhtyy toimiin varmistaakseen, että henkilötiedot säilyvät turvassa, ja lisäksi se ryhtyy toimiin, joita henkilötietojen laillinen siirto EU:n/ETA:n ulkopuolisiin maihin edellyttää.

9. Tietosuojakäytännön muutokset 

9.1 Viking Linella on oikeus muuttaa tietosuojakäytäntöä milloin tahansa. Viking Line ilmoittaa sinulle tietosuojakäytännön muutoksista kohtuullisella varoitusajalla. Jos et hyväksy muutoksia, sinulla on oikeus irtisanoa sopimus Viking Linen kanssa, ennen kuin muutettu tietosuojakäytäntö astuu voimaan. Voit irtisanoa sopimuksen ottamalla yhteyttä Viking Lineen tai, jos olet Viking Line Clubin jäsen, valitsemalla Poistakaa tietoni ”Omilta sivuilta”.

10. Henkilötietojen suojaus 

10.1 Voit tuntea olosi aina turvalliseksi luovuttaessasi meille henkilötietojasi. Viking Line on ryhtynyt tarvittaviin turvallisuustoimiin suojatakseen henkilötietojasi luvattomalta käytöltä, muuttamiselta ja poistamiselta.

Esimerkiksi kaikki asiakkaita ja Viking Line Clubin jäseniä koskevat tiedot säilytetään tietokannassa, joka on suojattu käytön valvonnalla ja palomuurilla.

11. Sinun oikeutesi 

11.1 Viking Line vastaa siitä, että henkilötietojasi käsitellään voimassa olevan lainsäädännön mukaan.

11.2 Viking Line korjaa, poistaa tai täydentää pyynnöstäsi tai omasta aloitteestaan virheelliset, puutteelliset tai harhaanjohtavat tiedot tai muuttaa niitä niin, ettei niistä voi tunnistaa henkilöä.

11.3 Jos et halua, että Viking Line käsittelee henkilötietojasi suoramarkkinointitarkoituksessa, voit milloin tahansa ilmoittaa asiasta Viking Linelle. Kun Viking Line on vastaanottanut ilmoituksesi, Viking Line lopettaa henkilötietojesi käsittelyn tässä tarkoituksessa. Viking Line ei käsittele henkilötietoja kohdistaakseen suoramarkkinointia alle 16-vuotiaille lapsille.

11.4 Sinulla on oikeus kerran kalenterivuodessa saada kirjallisesta hakemuksesta Viking Linelta korvauksetta rekisteriote, josta ilmenee, mitä tietoja sinusta on rekisteröity, mihin tarkoitukseen tietoja käsitellään ja mille vastaanottajille tietoja on luovutettu tai aiotaan luovuttaa. Sinulla on lisäksi oikeus saada rekisteriotteessa tietoja siitä, mistä tietoja on hankittu, jos henkilötietoja ei ole kerätty sinulta, miten automaattista päätöksentekoa (mukaan luettuna profilointia) suoritetaan ja millä ajanjaksolla tietoja aiotaan tallentaa tai mitä ehtoja kyseisen ajanjakson määrittämiseen käytetään. Sinulla on myös oikeus saada rekisteriotteessa tietoja muista oikeuksista kuin mitä edellä mainitaan.

12. Yhteystiedot

12.1 Jos sinulla on kysyttävää tietosuojakäytännöstämme tai henkilötietojen käsittelystä tai jos haluat pyytää rekisteriotetta, ota rohkeasti yhteyttä. Yhteystietomme löydät edeltä kohdasta 1.