Försäkra dig om en lyckad båtresa – ta del av vår information för grupp- och konferensresor. För skol- och ungdomsgrupper finns mer detaljerade instruktioner. Välkommen ombord!
Före bokning
- välj ruttalternativ och avresedatum
- kartlägg antalet resenärer- och hytter samt önskad hyttkategori
- Välj måltider (The Buffet eller à la carte, första eller andra sittningen). Ruoka ja juoma
- Fundera på tidtabellen för konferensen
När du bokar resan
- ange en kontaktperson för bokningen (endast den angivna kontaktpersonen kan göra ändringar i bokningen)
- anteckna bokningsnumret som du får av säljaren samt de överenskomna bekräftelsedatumet.
- kontrollera att bokningsbekräftelsen motsvarar din beställning
Slutliga antalet resenärer
Det slutliga antalet skall meddelas vårt kontor senast på det överenskomna bekräftelsedatumet. Läs mer om avbokningsvillkoren i bokningsbekräftelsen.
Ändringar
Ändringar i programmet, antalet personer eller antalet hytter ska meddelas separat till gruppavdelningen per telefon eller e-post.
Passagerarlista
Passagerarlistan inkl. hyttfördelningen ska fyllas i för bokningen senast 30 dagar före avresan för den lagstadgade passagerarregistreringen. Du kan själv fylla i passagerarlistan online via Min bokning eller skicka den till gruppavdelningen.
Vi ber dig ange följande uppgifter i listan:
- resans bokningsnummer samt avresedatum
- uppgifter om samtliga resenärer (namn, födelsedatum, kön och nationalitet)
- hyttfördelning och eventuell rumsfördelning vid hotellövernattning
- reseledarens namn och mobiltelefonnummer
Anvisningar för hur listan fylls i samt passagerarlista och hyttfördelning får du vid behov från Viking Lines grupp- och konferensavdelning på ryhma@vikingline.com
Betalning av resan
Kom överens om betalningssättet på förhand. Om fakturan skickas till ett företag, ange företagets FO-nummer och faktureringsadress. Om gruppbokningen delas upp på flera fakturor tillkommer en faktureringsavgift.
Måltider
Välj lämpliga måltider för din grupp ur vårt mångsidiga utbud. Menyer, måltidsdrycker och specialkost ska meddelas senast tre veckor före resan. Hovmästaren gör bordsreservationer för grupper på förhand.
Konferens
Konferensutrymmet, -utrusning, sittordning, servering samt reseprogram ska meddelas senast tre veckor före resan. Tiderna för användningen av konferenslokalen som anges i bokningsbekräftelsen är de maximala användningstiderna. Konferensvärden/-värdinnan funerar som kontaktperson under resan.
Föreläsare och konferensgäster
Om gruppen omfattar personer som deltar i konferensen men lämnar fartyget före avgång, måste ett separat besökstillstånd ombord ansökasf ör dem. Kontakta Viking Lines gruppavdelning angående tillståndet senast en vecka före resan.
Avresedagen
Reseledaren hämtar resebiljetterna i gruppincheckningen avresedagen, senast en timme före avgång och meddelar eventuella avbokningar i sista minuten till incheckningspersonalen. Reseledaren delar ut resebiljetterna till gruppmedlemmarna, alla resenärer ska ha giltiga resehandlingar med sig.
Hotell
Enligt internationell praxis börjar hotellvistelsen kl 14.00/15.00 och avslutas kl 12.00. Passagerarlistan inklusive rumsfördelningen ska lämnas in senast tre veckor före resan.
Rundturer
Rundturer och busstransporter ska bokas senast två veckor före resan.