Takaa laivamatkasi onnistuminen - tutustu ryhmä- ja kokousmatkojen tietopakettiin. Koululais- ja nuorisoryhmille löytyy lisäksi tarkemmat ohjeet. Tervetuloa laivaan!
Ennen matkavarausta
- valitse reitti- ja lähtöpäivävaihtoehdot
- kartoita henkilö- ja hyttimäärä sekä toivottu hyttiluokka valitse ruokailut (The Buffet vai à la carte, 1. vai 2. kattaus). Ruoka ja juoma
- mieti mahdollisen kokouksen aikataulua
Matkaa varatessa
- ilmoita varauksen yhteyshenkilö (vain nimetty yhteyshenkilö vo tehdä muutoksia varaukseen)
- kirjoita muistiin myyjältä saamasi varausnumero sekä sovitut vahvistuspäivämäärät
- saatuasi varausvahvistuksen, tarkista että se on tilauksesi mukainen
Lopullinen lähtijämäärä
Tulee ilmoittaa toimistoomme viimeistään sovittuun vahvistuspäivämäärään mennessä. Tutustu tarkemmin peruutusehtoihin varausvahvistuksesta.
Muutokset
Ohjelma-, henkilö- tai hyttimäärämuutokset tulee ilmoittaa erikseen ryhmäosastollemme puhelimitse tai sähköpostilla.
Matkustajaluettelo
Matkustajaluettelo hyttijakoineen on täytettävä varaukselle 30 päivää ennen matkaa lakisääteistä matkustajarekisteröintiä varten.
Voit täyttää matkustajaluettelon itse onlinessa Oma varaukseni kautta tai toimittaa sen ryhmäosastollemme.
Pyydämme, että ilmoitatte luettelossa seuraavat tiedot:
- matkan varausnumeron sekä lähtöpäivän
- kaikkien matkustajien tiedot (nimi, syntymäaika, sukupuoli ja kansalaisuus)
- hyttijako ja mahdollinen huonejako hotelliyöpymiselle
- matkanjohtajan nimen sekä matkapuhelinnumeron
Täyttöohjeet, matkustajaluettelo ja hyttijakolistan saat tarvittaessa Viking Linen ryhmäosastolta, ryhma@vikingline.com
Matkan maksutapa
Sovi maksutavasta etukäteen ryhmäosastomme kanssa. Mikäli lasku lähetetään yritykselle, ilmoita yrityksen y-tunnus ja laskutusosoite. Mikäli ryhmävaraus jaetaan useammalle laskulle, peritään laskutuslisä.
Ruokailut
Voit valita ryhmällesi sopivat ruokailut monipuolisesta valikoimastamme. Menut, ruokajuomat ja erikoisruokavaliot tulee ilmoittaa viimeistään kolme viikkoa ennen matkaa. Hovimestari tekee ryhmille pöytävaraukset etukäteen.
Kokous
Kokoustilat, -välineistö, istumajärjestys, tarjoilu kokouksen aikana sekä matkaohjelma on ilmoitettava viimeistään kolme viikkoa ennen matkaa. Varausvahvistuksessa olevat kokoustilan käyttöajat ovat maksimikäyttöaikoja. Kokousemäntä/-isäntä toimii yhteyshenkilönä matkan aikana.
Luennoijat ja kokousvierailijat
Mikäli ryhmään kuuluu henkilöitä, jotka osallistuvat kokoukseen, mutta poistuvat laivasta ennen sen lähtöä, tulee heille anoa erikseen kulkulupa laivalle. Otattehan kulkulupaa varten yhteyttä Viking Linen ryhmäosastoon viimeistään 1 viikko ennen matkaa.
Lähtöpäivänä
Matkanjohtaja noutaa matkaliput ryhmälähtöselvityksestä lähtöpäivänä, viimeistään tuntia ennen lähtöä, ja ilmoittaa mahdolliset viime hetken peruutukset lähtöselvitysvirkailijalle
matkanjohtaja jakaa matkakortit ryhmän jäsenille
kaikilla matkustajilla on mukana voimassa olevat matkustusasiakirjat
Hotelli
Kansainvälisen tavan mukaan hotellivuorokausi alkaa klo 14.00/15.00 ja loppuu klo 12.00. Matkustajaluettelo huonejakoineen on toimitettava viimeistään kolme viikkoa ennen matkaa.
Kiertoajelut
Kiertoajelut ja linja-autokuljetukset varataan viimeistään kaksi viikkoa ennen matkaa.